PENGELOLAAN DISTRIBUSI BAHAN AJAR DI UNIVERSITAS TERBUKA

PENGELOLAAN DISTRIBUSI BAHAN AJAR DI UNIVERSITAS TERBUKA

Universitas terbuka (UT) sebagai institusi pendidikan Tinggi jarak Jauh(PTJJ) mempunyai peranan penting dalam peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) di Indonesia. Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dapat bersifat masal karena pada pendidikan ini terdapat jarak ruang dan waktu antara pendidik dan peserta didik (Keegan,1991). Keterpisahan ruang antara dosen dan mahasiswa pada PTJJ menyebabkan UT sebagai
institusi PTJJ tidak perlu menyediakan ruang kelas bagi mahasiswanya.Perbedaan waktu mengajar dosen dengan waktu belajar mahasiswa terjadi di PTJJ karena proses belajar mengajar terjadi dengan cara dosen mengembangkan bahan ajar pada awal proses pengajaran, untuk selanjutnya bahan ajar tersebut digunakan oleh mahasiswa untuk belajar secara mandiri.

Mahasiswa PTJJ yang mempelajari bahan ajar secara mandiri, bukan berarti mahasiswa belajar seorang diri (Holmberg, 1986), karena selain belajar sendiri mahasiswa juga dapat membentuk kelompok belajar atau mengikuti tutorial. Di UT hasil belajar mahasiswa dievaluasi secara formatif melalui latihan-latihan dan tes yang terdapat dalam bahan ajar dan tugas mandiri (TM). Apapun bentuk pada PTJJ, materi utama dalam pembelajarannya terfokus pada bahan ajar yang ditulis oleh para dosen. Bahan ajar pada institusi PTJJ berfungsi sebagai pengganti dosen sehingga bahan ajar tersebut harus dapat dipelajarisecara mandiri oleh mahasiswa. Pada bahan ajar di PTJJ dikembangkan dalam bentuk tertulis yang berupa bahan ajar cetak meskipun sebagian disertai dengan suplemen yang berbentuk bahan ajar multi media.

Demikian juga bahan ajar di UT, semua dikembangkan dalam bentuk tercetak, sebagian dari bahan ajar cetak ini disertai dengan bahan ajar yang disajikan dalam media lain seperti : kaset audio, video, atau disket maupun Compact Disk (CD).Mahasiswa UT secara garis besar dapat digolongkan atas dua jenis, yaitu :

1.    Mahasiswa yang belajar di UT dengan inisiatif sendiri

Mahasiswa jenis ini dilayani oleh UT secara individual dan disebut mahasiswa reguler.

2.    Mahasiswa yang belajar di UT karena kebutuhan suatu institusi.

Mahasiswa jenis ini dilayani secara institusional atau terkoordinasimelalui kerjasama UT dengan suatu institusi, biasanya mahasiswa ini diberi beasiswa oleh institusi bersangkutan dan mahasiswa ini disebut mahasiswa kerjasama. Contohnya : guru-guru SD yang menempuh program D-II ataupun S-1 merupakan contoh mahasiswa yang dilayani secara terkoordinasi.

Data mahasiswa untuk kedua jenis mahasiswa ini dipisahkan antara mahasiswa aktif dan mahasiswa non aktif. Mahasiswa non aktif adalah mahasiswa yang tidak melakukan registrasi dalam empat semester berturut-turut.

Perbedaan antara mahasiswa reguler dengan mahasiswa kerja sama

No	Mahasiswa Reguler	Mahasiswa Kerja Sama
	Dapat meregistrasi mata kuliah yang akan diikuti	Mata kuliah sudah ditentukan paket mata kuliah
2.	Jadwal ujian bulan Mei (semester ganjil)&November (semester genap)	Jadwal ujian bulan Juli(semester ganjil) dan desember (semester genap)
	Jika tidak lulus pada mata kuliah tertentu dapat mengulang ujian pada semester berikutnya	Jika tidak lulus pada mata kuliah tertentu dapat mengulang ujian pada tahun berikutnya
	Tidak wajib membeli bahan ajar, bisa dipinjam atau membaca di perpustakaan	Wajib memiliki bahan ajar karena biaya pendidikan sudah meliputi bahan ajar

Keseriusan UT dalam menangani manajemen pendistribusian bahan ajar ini tertuang dalam salah satu butir Rencana Strategis (Renstra) UT, yaitu UT akan “menata sistem dalam pengelolaan proses belajar mengajar melalui pendidikan tinggi jarak jauh agar terjadi pemerataan kesempatan bagi masyarakat untuk memperoleh pendidikan tinggi”. 

Prioritas utama yang dilakukan UT untuk mencapai upaya ini adalah meningkatkan daya jangkau pelayanan dengan memanfaatkan teknologi dan jaringan termasuk pemberdayaan sumber belajar di daerah. Prioritas ke dua diarahkan pada pemanfaatan jaringan yang ada melalui kemitraan dengan berbagai pihak.

A.  Peran Distribusi dalam PTJJ

Dengan memperhatikan jenis mahasiswa, sistem layanan kepada mahasiswa, jumlah mahasiswa dan ketersebaran mahasiswa maka UT berkewajiban mempersiapkan bahan ajar. Untuk mendukung hal ini, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam mendistribusikan bahan ajar :

1.    Geografi dan Demografi Indonesia

Indonesia adalah negara kepulauan yang terbagi atas tiga wilayah yaitu indonesia bagian barat, tengah, dan timur. Sebagian besar penduduk Indonesia terdapat di wilayah Indonesia bagian barat sehingga sebagian besar mahasiswa UT berada di Indonesia bagian barat. Ketersebaran penduduk ini berpengaruh kepada sarana transportasi di wilayah tersebut.

Sarana transportasi Indonesia bagian barat jauh lebih baik dibandingkan dengan wilayah Indonesia lainnya. Sebagian besar daerah di Sumatera, Jawa, Bali dan Lombok dapat dijangkau dengan mobil. Sedangkan wilayah Indonesia Timur, alat transportasi yang menghubungkan ibu kota propinsi dengan beberapa kota kabupaten lainnya adalah kapal laut dan pesawat udara. Kondisi alam dan sarana transportasi pada masing-masing wilayah ini berdampak terhadap operasional pelayanan mahasiswa UT.

2.    Jadwal Pengelolaan Bahan Ajar

Penyiapan bahan ajar membutuhkan waktu pengiriman yang berbeda yang dapat digolongkan atas dua jenis yaitu : bahanajar terbitan baru dan bahan ajar terbitan lama.Karena ketatnya jadwal kegiatan di masing-masing unit pelaksana dan waktu pengiriman bahan ajar tersebut maka akurasi data mahasiswa sangat menentukan kualitas kinerja pelaksanaan pendistribusian bahan ajar.

3.    Akurasi Data dan Tujuan Pengiriman

Proses pendistribusian bahan ajar akan dilakukan berdasarkan permintaan tertulis dari UPBJJ. Tiga jenis data yang sangat dibutuhkan oleh UPBJJ dalam melakukan prediksi kebutuhan ajar mahasiswa diwilayahnya, yaitu :

a.    Data mahasiswa registrasi pada beberapa semester sebelumnya.

b.    Data hasil penjualan bahan ajar di UPBJJ bersangkutan, juga sangat penting sebagai data pendukung untuk melakukan prediksi.

c.    Data mahasiswa yang diberi beasiswa oleh instansi lain didaerah wilayah UPBJJ tersebut bekerja sama dengan UT

B.  Pengelolaan Sistem Distribusi Bahan Ajar

Peningkatan percapaian pengolahan data di UT Pusat belum seluruhnya mengakibatkan meningkatnya kinerja pendistribusian bahan ajar. Karena itu sejak tahun 2000, UT mengembangkan aplikasi komputer untuk pengolahan bahan ajardi UPBJJ. Untuk mendukung terlaksananya pendataan yang baik sejak tahun 2001 UT Pusat bersama dengan UPBJJ melakukan stok opname ajar di UPBJJ. Mulai saat itu, data bahan akar yang tercatat pada masing-masing UPBJJ merupakan data awal dari perhitungan pengadministrasian bahan ajar di UPBJJ. Dengan demikian,berdasarkan data yang diperoleh dari hasil pengolahan aplikasi ini, UPBJJ akan membuat laporan ketersediaan akan penjualan bahan ajar di UPBJJ untuk setiap bulannya. Data ini sangat dibutuhkan dalam menetapkan tiras bahan ajar yang akan direproduksi.

Penetapan tiras reproduksi bahan ajar adalah suatu kegiatan koordinatif yang melibatkan beberapa unit kerja di UT-pusat untuk membuat suatu prediksi kebutuham bahan ajar yang akan digunakan oleh mahasiswa pada semester berikutnya. Kegiatan ini sangat penting dilakukan karena tiga hal :

1.      Ketersebaran mahasiswa pada lokasi yang mempunyai masalah dalam sarana transportasi,akan berdampak kepada waktu kirim bahan ajar tersebut.

2.      Bahan ajar UT bukan hanya digunakan oleh mahasiswa UT, namun juga digunakan oleh instansi lain. Hal ini merupakan suatu peluang bisnis yang baik bagi UT.

3.      Layanan UT terhadap mitra kerjasama yang memberi beasiswa kepada karyawan instansi tersebut,harus dapat memberikan citra positif.

Penetapan tiras di UT Pusat dilakukan dengan menggunakan beberapa data pendukung :

1.      Data prediksi kebutuhan bahan ajar dari setiap UPBJJ

2.      Data hasil penjualan bahan ajar di UPBJJ untuk beberapa semester dan data stok bahan ajar terakhir di UPBJJ.

3.      UT pusat melakukan analisis terhadap pola registrasi mahasiswa berdasarkan data registrasi mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang ditawarkan pada beberapa semester sebelumnya.

4.      Data mata kuliah yang ditawarkan pada semester tersebut

5.      Data stok terakhir di UT pusat

6.      Data perkiraan kontrak kerja sama yang akan dilakukan UT dengan pemda atau instansi lainakan memberikan beasiswa kepada karyawan yang di instansi tersebut.

Pengelompokan atas dasar fakultas merupakan salah satu contoh pengelompokan bahan ajar. Hal ini dilakukan mengingat ada fakultas yang mempunyai banyak program studi namun jumlah mahasiswa aktif perprogram studi tidak besar. Pengelompokan yang lainnya adalah untuk bahan ajar multimedia. Bahan ajar ini membutuhkan proses penggabungan atau perakitan terlebih dahulu sebelum ditata dalam bentuk paket bahan ajar multimedia. Pengelompokan lainnya adalah untuk bahan ajar mahasiswa PGSD.

Sistem paket mata kuliah persemester bagi mahasiswa PGSD menyebabkan bahan ajar untuk setiap mata kuliah harus dikemas menjadi paket untuk semester tertentu, karena sebahagian besar mahasiswa PGSD menerima beasiswa, maka pengadaan bahan ajar tetap dicetak sesuai dengan kebutuhan. Persiapan pengiriman bahan ajar di Pusat Distribusi melibatkan 3 bidang pekerjaan, yaitu :

a.    Pengambilan bahan ajar dari lokasinya

b.    Pengemasan dalam box secara sistematik sesuai DO (delivery order) untuk mempermudah pengecekan penerimaan bahann ajar ditujuan,

c.    Pengemasan dalam karung/kantong sesuai dengan standar pengiriman.

C.  Pemanfaatan Jaringan dan Mitra Kerja

Untuk mengetahui keberadaan bahan ajar, UT berkoordinasi dengan jasa angkutan yang digunakan. Dalam penentuan perusahaan jasa angkutan bahan ajar, terdapat beberapa hal yang menjadi bahan pertimbangan, yaitu :

1.    Jaringan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut di daerah atau akses perusahaan tersebut ke daerah-daerah terutama daerah yang sarana transportasinya sangat terbatas.

2.    Kecepatan angkutan (lead time)

3.    Harga yang bersaing

4.    Layanan perusahaan tersebut yang berupa kontrol terhadap keberadaan barang UT harus teliti mengingat pengiriman suatu barang dilakukan secara bertahap.

Agar pelayanan pada mahasiswa dapat dilaksanakan dengan baik, UT mengevaluasi kinerja perusahaan jasa angkutan yang digunakan. Hal ini dilakukan dengan cara menghubungi UPBJJ atau mitra kerja UT lainnya.Pada saat ini, UPBJJ terdapat di 34 kota di Indonesia yang berfungsi sebagai tempat penjualan bahan ajar untuk mahasiswa reguler dan sebagai tempat pendistribusian bahan ajar, terutama untuk mahasiswa PGSD.

D.  Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut.

a.    Dalam pendistribusian bahan ajar kepada mahasiswa, ada beberapa hal yang perlu menjadi pertimbangan.

1.    Ketersebaran mahasiswa

2.    Keadaan geografis dan sarana transportasi di Indonesia

3.    Keakuran dan kecepatan pengolahan data

b.    Tingginya volume bahan ajar dan sedikitnya waktu yang tersedia, baik pada saat proses reproduksi maupun proses penyiapan pendistribusian bahan ajar, menyebabkan koordinasi antara unit di UT Pusat maupun antara UT Pusat dan UPBJJ harus baik, agar permintaan dari UPBJJ dapat dilayani dalam waktu yang tepat.

c.    Tingginya frekuensi permintaan dari UPBJJdalam jumlah DO dan waktu kedatangan permintaan bahan ajar yang serentak dari beberapa UPBJJ, sangat mempengaruhi waktu dan persiapan pengiriman bahan ajar.

MANAJEMEN UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH :

PENGALAMAN UPBJJ-UT BANDUNG

        Pemenuhan kebutuhan masyarakat akan pendidikan tinggi yang murah dan berkualitas tanpa meninggalkan aktivitas rutinnya menjadi hal yang langka di negeri ini. Universitas terbuka (UT) yang didirikan pada tahun 1984,menerapkan sistem pendidikan tinggi jarak jauh (PTJJ) dalam menyelenggarakan fungsinya sebagai lembaga pendidikan tinggi.Pada dasarnya, sistem yang melandasi pendidikan terbuka jarak jauh di UT terdiri dari sistem dasar (bahan ajar, proses, pembelajaran, dan bahan ujian) dan sistem pengelolaan (registrasi,evaluasidan distribusi). (Depdiknas,UT,2000)

A.   Struktur Organisasi

Struktur formal organisasi  UPBJJ-UT yang ditetapkan oleh UT pusat tidak mencukupi untuk mengakomodasi pekerjaan pekerjaan yang diemban oleh UPBJJ yang cangkupan wilayahnya cukup luas dan jumlah mahasiswa yang terdaftar cukup besar seprti UPBJJ-UT Bandung.UPBJJ tipe A dengan jangkauan wilayah kerjanya di 19 kabupaten/kota di Jawa Barat,memiliki tiga wilayah perluasan yang meliputi Tasikmalaya, Cirebon, dan Purwakarta. Penetapan ketiga kota ini didasari atas populasi mahasiswa reguler yang cukup besar, merupakan kota tempat ujian regular dan nonregular.Penyesuaian struktur organisasi tersebut antara lain mengubah pola pelayanan kepada mahasiswa dari sistem program studi ke sistem wilayah, dengan membentuk empat kelompok gugus tugas wilayah. Langkah ini merupakan antisipasi menurunnya jumlah mahasiswa D-II PGSD, adanya perubahan kebijakan dalam pemerintahan dan diberlakukannya otonomi daerah, serta usaha untuk meningkatkan jumlah mahasiswa regular.

Pada struktur organisasi UPBJJ-UT Bandung yang disesuaikan ini, kelompok penanggung jawab wilayah wilayah kabupaten (PJWK) yang melayani mahasiswa nonreguler dan penanggung jawab program studi (PJPS) yang melayani mahasiswa regular, dilebur dalam empat kelompok Penanggung Jawab Pelayanan Mahasiswa (PJPM) wilayah,yaitu:

1.    Wilayah 1 meliputi kabupaten Bandung,Sumedang,Cianjur,Kota Bandung, dan Cimahi.

2.    Wilayah 2 meliputi kabupaten Bekasi, Purwakarta, Subang, Karawang, dan Kota Bekasi.

3.    Wilayah 3 meliputi Kabupaten Cirebon, Indramayu, Majalengka, Kuningan, dan Kota Cirebon

4.    Wilayah 4 meliputi Kabupaten Ciamis, Tasikmalaya, Garut, dan Kota Tasikmalaya.

B. Kepemimpinan

Efektivitas gaya kepemimpinan yang diterapkan seseorang pada suatu organisasi pada dasarnya dipengaruhi oleh bagaimana memahami unsur manusia dan bagaimana mencapai tujuan organisasi melalui penyelesaian tugas. Gaya kepemimpinan partisipatif, yang setiap anggota dalam kelompok pimpinan diberi peran seuai dengan tugas dan fungsinya serta berkontribusi dalam setiap keputusan yang diambil. Dengan gaya kepemimpinan tersebut diharapkan adanya keterbukaan dan kebersamaan.

C. Manajemen Kegiatan

Dilihat dari beban kerja yang harus dilaksanakannya, UPBJJ-UT merupakan universitas kecil atau UT kecil karena seluruh kegiatan UT yang berkaitan dengan aktifitas mahasiswa berlangsung di UPBJJ-UT. Manajemen kegiatan di UPBJJ Bandung pada dasarnya mengikuti pola manajemen umum, dimulai dari tahap perencanaan dan dilanjutkan dengan tahap pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Konsep pengelolaan kegiatan operasional yang diterapkan adalah dengan melibatkan seluruh karyawan pada hampir seluruh kegiatan.

Hasil monitoring dan evaluasi kegiatan dibahas dalam rapat pimpinan, untuk selanjutnya ditetapkan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan dan dikomunikasikan kepada karyawan melalui rapat khusus. Laporan kegiatan disusun segera setelah kegiatan berakhit, dikemas dalam bentuk buku, selanjutnya dikirim ke UT Pusat setiap akhir semester. Laporan hasil kegiatan ini juga menjadi acuan bagi kegiatan di masa yang akan datang.

1.        Pengelolaan Rekrutmen dan Registrasi

Karena mayoritas mahasiswa UT adalah meraka yang telah bekerja, promosi dan rekrutmen lebih tepat diarahkan kepada kelompok masyarakat yang bekerja, tanpa mengabaikan kelompok lulusan SMU.Selama ini diketahui bahwa mahasiswa UT cendrung untuk tidak melekukan registrasi ulang setelah gagal dalam semester pertama, atau tidak lulus beberapa mata kuliah berulang kali, menunggu hasil ujian serta diperlukan waktu khusus untuk datang ke UPBJJ karena lokasinya yang jauh.

Untuk kelompok ini perlu diupayakan langkah-langkah nyata agar mahasiswa dapat secara kontinu dan mudah melakukan registrasi ulang, antara lain dengan menempatkan staf UPBJJ di BRI Cabang menjelang penutupan registrasi. Upaya lain yang dapat dilakukan adalah dengan menempatkan staf BRI di UPBJJ tiga hari menjelang penutupan dan memperlakukan hari kerja bagi seluruh karyawan pada sabtu dan Minggu terakhir masa registrasi.

2.        Pengelolaan Bahan Ajar

Perkiraan kebutuhan bahan ajar dapat dilakukan berdasarkan data registrasi mata kuliah pada periode sebelumnya, dengan kosentrasi pada program studi yang jumlah mahasiswa cukup banyak.Sudah menjadi rahasia umum bahwa bahan ajat UT dipakai oleh banyak Perguruan Tinggi, baik negeri maupun swasta, sedangkan penjualan bahan ajar UT terbatas pada UPBJJ dan beberapa toko yang ditunjukdi kota UPBJJ.

3.        Pengelolaan Bantuan Belajar dan Kemahasiswaan

Melihat komposisi mahasiswa UT yang pada umum nya sudah bekerja, andragogi menjadi pilihan dalam mengelola kegiatan bantuan belajar dan kemahasiswaan.

a.       Bantuan Belajar

Walaupun banyak bentuk layanan bantuan belajar yang ditawarkan oelh UT, tutorial tatap muka masih merupakan bentuk layanan bentuan belajar yang paling diminati oleh mahasiswa. Untuk UPBJJ yang lokasinya kurang strategis, harus ada kiat-kiat khusus untuk menarik minat mahasiswa mengikuti tutorial tatap muka bagi program reguler dan jeli menawarkan mata kuliah yang akan ditutorialkan, seperti yang dilaksanakan di UPBJJ-UT Bandung.

b.      Kemahasiswaan

Kegiatan kemahasiswaan lebih difokuskan pada kegiatan bidang akademik melalui pengembangan kreatifitas yang meliputi bidang penalaran, bakat, dan minat serta kesejahteraan mahasiswa. Walaupun di UPBJJ-UT Bandung belum besar dan hanya melibatkan sedikit mahasiswa, intensitas dan kualitas dari kegiatan ini menunjukkan kenaikan dibandingkan masa sebelumnya.

4.        Pengelolaan Praktikum dan Praktek

Kegiatan praktikum untuk program reguler dapat dilaksanakan di lokasi yang berdekatan dengan domisili mahasiswa, dengan persyaratan bahwa praktikum harus memenuhi kelengkapan alat praktikum dan ketersediaan tenaga supervisor. Untuk mata kuliah berpraktek, observasi dilakukan di masing-masing sekolah, sedangkan praktek dan ujian dilakukan di sekolah yang telah ditetapkan.

5.        Pengelolaan Ujian, Nilai dan Ijazah

Untuk UPBJJ dengan jumlah mahasiswa yang cukup brsar, pelaksanaan ujian reguler dikota tempat ujian yang ditetapkan oleh UT untuk program reguler serta disetiap kabupaten/kota untuk program non reguler tidak ada kendala. Kondisi ini berbeda untuk UPBJJ dengan jumlah mahasiswa yang relatif kecil. Untuk menjaga agar kepentingan akademik tidak terabaikan, beban operasional yang harus diemban cukup besar, sehingga perlu penanganan khusus. Apalagi, instansi perguruan tinggi dan sekolah yang selama ini digunakan sebagai tempat ujian reguler menerapkan peraturan yang berbeda dalam hal penggunaan fasilitas yang dimilikinya.

Penanganan kasus nilai, baik untuk program reguler maupun nonreguler dikoordinasi oleh seorang PJPM yang khusus ditugaskan dengan kendali koordinator ujian. Secara berkala kasus-kasus nilai yang muncul dihimpun, kemudian dibawa ke UT Pusat untuk diselesaikan. Mekanisme ini ternyata menghasilkan penyelesaian yang cepat dan tuntas sehingga tidak lagi terjadi penumpukan nilai di UPBJJ-UT Bandung seperti pada waktu sebelumnya.

Di UPBJJ-UT Bandung seluruh ijazah dan transkrip yang diterima dari UT Pusat diarsipkan oleh seorang petugas yang secara khusus ditunjuk untuk menangani masalah ijazah. Untuk program nonreguler, pengarsipan ijazah dilakukan berdasarkan kecamatan/kabupaten/kota serta abjad sedangkan untuk program reguler pengarsipan dilakukan berdasarkan program studi. Semuanya dilakukan untuk memudahkan dalam penelusuran pada saat diperlukan. Administrasi keuangan pengelolaan ijazah dilaporkan sebulan sekali kepada bendahara UPBJJ-UT Bandung.

6.        Pengelolaan SDM

Mayoritas kegiatan di UPBJJ-UT adalah kegiatan administrasi. Oleh karena itu, diperlukan upaya-upaya kreatif untuk meningkatkan kemampuan dan wawasan keilmuan bagi karyawan UPBJJ-UT. Akibat minimnya karya penelitian dan pengabdian masyarakat yang dihasilkan, mulai awal tahun 2003 seluruh tenaga akademik diwajibkan untuk menghasilkan minimal salah satu karya tersebut, dengan supervisi Lembaga Penelitian UT. Karya ilmiah tersebut harus diseminarkan pada forum seminar akademik intern yang juga mengundang dosen perguruan tinggi pembina yang selaras dengan topik seminar.

Peningkatan keterampilan bagi karyawan administrasi juga diupayakan melalui keikutsertaan pada kegiatan pelatihan, seperti pelatihan komputer, pelayanan prima baik yang diadakan UT, Depdiknas, maupun lembaga lainnya.

7.        Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Sebagian besar UPBJJ belum memiliki gedung sendiri sehingga sulitbagi UPBJJ untuk melakukan pengembangan sesuai dengan kebutuhan yang dirasakan semakin mendesak untuk meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perawatan seperlunya terhadap fasilitas yang ada serta mengoptimalkan penggunaan ruang yang tersedia.

8.        Pengelolaan Keuangan

Seluruh anggaran kegiatan di UPBJJ-UT dikelola dengan menggunakan dana kegiatan yang diterima dari UT Pusat, sedangkan pengaturannya didasarkan pada kebijakan masing-masing UPBJJ, sesuai dengan peraturan yang berlaku di UT. Di UPBJJ-UT Bandung seluruh anggaran kegiatan dikelola oleh bendahara dan jika dimungkinkan sebagian anggaran disesuaikan untuk kepentingan kesejahteraan karyawan, atau penambahan serta perawatan fasilitas sarana dan prasaranakerja. Untuk itu, pengawasan dan kendali anggaran pada suatu kegiatan yang sedang berlangsung dilaksanakan secara ketat.

9.        Pengelolaan Kerja Sama

Dengan diberlakukannya otonomi daerah, setiap UPBJJ-UT dituntut untuk proaktif dalam mewujudkan kerja sama dengan berbagai pihak terutama dengan pemerintah daerah, dengan pola yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing daerah. Pengelolaan kerja sama yang dilaksanakan di UPBJJ-UT Bandung disesuaikan dengan karakteristik setiap kabupaten/kota. Setiap informasi dari UT Pusat yang berkaitan dengan kegiatan kerja sama diteruskan ke Pemda serta Komisi E DPRD kabupaten/kota melalui surat. Kemudian setiap PJPM akan memonitor sampainya informasi dan menanyakan kemungkinan adanya kerja sama kepada pengelola daerah melalui telepon. Konfirmasi yang diperoleh ditindak lanjuti dengan kegiatan sesuai dengan permintaan daerah, seperti sosialisasi program atau langsung penyampaian draft kontrak kerja sama.

Untuk sebagian besar kabupaten/kota, proses penandatanganan naskah kontrak kerja sama relatif sederhana. Pertama-tama naskah kontrak kerja sama ditandatangani oleh Kepala UPBJJ di kantor UPBJJ kemudian naskah tersebut dikirim ke kabupaten/kota untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Dukungan dan kepedulian yang besar dari sebagian pimpinan daerah beserta jajarannya terhadap pengembangan SDM didaerah serta kepercayaan yang tinggi terhadap UT untuk melaksanakan program pendidikan, memperlancar perwujudan kontrak kerja sama dan pemberian fasilitas pendukung kegiatan mahasiswa.

10.    Koordinasi dengan Mitra Kerja dan Perguruan Tinggi Pembina

Untuk memperlancar kegiatan di UPBJJ-UT koordinasi dan komunikasi dengan mitra kerja perlu diupayakan terus menerus. Di UPBJJ-UT Bandung, koordinasi secara tatap muka dengan pengelola daerah dan tutor dilaksanakan dua kali setahun dan dilakukan sebelum dimulainya kegiatan tutorial nonreguler. Koordinasi dengan pengelola dilakukan dalam bentuk rapat koordinasi sedangkan dengan tutor dalam bentuk kegiatan pembelakan tutor. 

Hasil kegiatan ini berupa persiapan kegiatan tutorial yang meliputi penyusunan jadwal, rekrutmen tutor dan penetapan lokasi tutorial serta hal-hal lain yang berkaitan dengan registrasi, bahan ajar, nilai dan kerjasama. Kerja sama dengan BRI dilakukan pada saat kegiatan registrasi program reguler berlangsung, berupa pemberian layanan pembayaran biaya pendidikan di UPBJJ-UT Bandung selama tiga hari menjelang penutupan registrasi.

DAFTAR PUSTAKA

Asandhimitra, dkk. 2004. Pendidikan Tinggi Jarak Jauh. Jakarta : Pusat Penerbit Universitas Terbuka

Holmberg Borje. 1992. Theory and Practice of Distance Education. New York : Routladge