PTJJ JAMINAN KUALITAS

Sistem Jaminan Kualitas pada Sistem Pendidikan Tinggi Jarak Jauh
 A. Pengertian Kualitas  seger dan Dochy (1996) mengernukakan bahwa kualitas adalah sesuatu yang bagus, cantik, dan bemilai yang harus ditetapkan berdasarkan evaluasi yang dilakukan oleh para ahli yang terkait.  sebagian orang mengartikan kualitas dengan menitik beratkan pada standardisasi.
sementara
sebagian orang mengartikan kualitas sebagai kesesuaian dengan tujuan dari suatu proses atau produk (Frazer, 1994).  Ellis (1993) mendefinisikan kualitas sebagai standardisasi yang harus digunakan sebagai acuan dalam upaya pemenuhan kepuasan pelanggan.  Pengertian kualitas berdasarkan ISO 8O42 adalah totalitas dari ciri dan karakteristik sebuah produk ataupun layanan yang dapat memenuhi kepuasan atau kebutuhan (Yorke, 1999).  Untuk memperjelas pengertian kualitas, Garvin (1984) mengidentifikasi delapan (8) dimensi kualitas yang dapat menjadi acuan berpikir mengenai unsur-unsur dasar dalam kualitas, yaitu: 1. Kinerja 2. Sifat 3. Reliabilitas 4. Kecocokan 5. Daya tahan 6. Pelayanan 7. Estetika 8. Kualitas yang diterima  Menurut Yorke (1999). Kualitas dalam pendidikan tinggi sangat terkait dengan tujuan dari lembaga pendidikan tinggi itu sendiri dalam pencapaian tujuan secara efektif.  Menurut Green (1994) kualitas dari lembaga pendidikan dapat dilihat dari kejelasan lembaga tersebut dalam mengemukakan misi atau tujuannya serta kemampuannya mencapai tujuan tersebut secara efektif dan efisien.  Yorke (1999) mengemukakan bahwa kualitas dalam lembaga pendidikan pada dasarnya dikaitkan dengan proses yang meliputi dua pertanyaan penting, yaitu: (1) apakah proses pendidikan dapat memuaskan bila ditinjau dari sisi peserta didik dan sisi pencapaian tujuan program yang diharapkan? (2) Hal apa yang membuktikan terjadinya proses pendidikan yang berperan dalam menghasilkan keluaran yang unggul?  Sementara pengertian standar didefinisikan oleh Council for Higher Education Accreditation (CHEC) sebagai tingkat persyaratan dan kondisi tertentu yang harus dipenuhi oleh sebuah lembaga atau program dalam memperoleh akreditasi atau jaminan kualitas (2001). Kondisi-kondisi tersebut antara lain meliputi kualitas, pencapaian, efektivitas, keluaran, dan kemampuan untuk bertahan. B. Pengertian sistem jaminan kualitas  Freeman (1991) menyatakan bahwa jaminan kualitas merupakan upaya preventif terhadap kegagalan dan berfokus pada proses yang bersifat proaktif.  Jaminan kualitas oleh Ellis (1993) diartikan sebagai proses produksi atau pelayanan yang harus dilaksanakan secara konsisten berdasarkan standar yang telah ditentukan.  Dari berbagai pendapat mengenai pengertian kualitas, Warren, McManus, dan Nnazor (1994) mensintesiskan pengertian jaminan kualitas sebagai proses pemiliharaan dan peningkatan kualitas suatu program atau pelayanan secara berkelanjutan, aktif, dan terpadu. Pengertian sistem jaminan kualitas dalam pendidikan tinggi pada dasarnya merupakan prosedur yang sistematik yang bertujuan memonitor dan meningkatkan kualitas. Melia (1994) mengartikan jaminan kualitas sebagai upaya pemberian garansi pada lembaga perkuliahan dan lulusan untuk mencapai standar tertentu. CHEA (Councit for Highen Education Accreditation) (2001) dalam glossary untuk lnternational Quality Review mendefinisikari jaminan kualitas sebagai perencanaan dan penelaahan yang sistematik sebuah lembaga atau program untuk menentukan apakah standar yang telah ditetapkan baik untuk pendidikan, beasiswa, dan infrastruktur dapat dijaga dan ditingkatkan. Implementasi sistem jaminan yang efektif menurut Jesse (l984) harus terdiri dari tiga komponen yang saling terkait yaitu: monitoring, pengukuran dan peningkatan kualitas. Keberhasilan sistem jaminan kualitas sangat ditentukan oleh bagaimana tiap tahapan dalam siklus jaminan kualitas dapat dijalankan. Segers dan Dochy (1996) mengusulkan siklus jaminan kualitas seperti terlihat Pada gambar berikut. Dari gambar siklus jaminan kualitas terlihat, bahwa tahap pertama adalah tahap penentuan pilihan mengenai pelaksanaan evaluasi. tahap kedua adalah penentuan tujuan, penentapan indikator dan variabel kualitas. Tahap ketiga dalam proses jaminan kualitas adalah pengumpulan data kegiatan melalui kegiatan monitoring, penilaian, serta perumusan laporan kegiatan monitoring dan penilaian dalam bentuk rekomendasi. tahap keempat. Pada tahap ini akan dirumuskan hasil analisis yang dapat menunjukkan kekuatan ataupun kelemahan institusi, program atau mata kuliah. Tahap terakhir dalam proses jaminan kualitas adalah evaluasi dari implementasi rencana perbaikan/peningkatan kualitas. C. Kualitas pada Sistem Pendidikan Tinggi Jarak Jauh Kaye dan Rumble (1981) merumuskan sistem organisasi pada SPJJ, yang dibagi dalam 4 (empat) subsistem, sebagai berikut: 1. Program, Sub sistem ini terdiri dari beberapa komponen kegiatan yang harus dilakukan, Yaitu: • pengembangan program (bahan ajar dan kegiatan belajar) • Produksi bahan ajar • Distribusi bahan ajar 2. Peserta didik, Subsistem ini terdiri dari beberapa komponen, yaitu: • Penerimaan Peserta didik • Pengambilan mata kuliah • Penetapan tutor dan konselor • Proses belajar • Evaluasi hasil belajar • Sertifikasi 3. Logistik. Subsistem ini pada dasarnya berhubungan dengan pendukung kegiatan, yang terdiri dari beberapa komponen yaitu: • Staf • Keuangan • perlengkapan (sarana/prasarana) • informasi 4. pengambilan keputusan dan control subsistem ini merupakan tahapan pengambilan keputusan dan control mengenai seluruh penyelenggaraan sistem pembelajaran, baik yang berkaitan dengan kegiatan yang bersifat akademik, maupun yang bersifat administrasi. Kualitas dalam PTJJ harus dilihat secara utuh pula, yaitu meliputi filosofi, proses, dan produk PTJJ itu sendiri (COL, 1997). Ruang lingkup penilaian kualitas pada PTJJ juga dikemukakan oleh Quality Assurance Agency for Higher Education (QAA) di lnggris. QAA melihat ada empat (4) dimensi yang sangat umum munculdalam setiap SPJJ yaitu: 1) pembelajaran berbasis bahan ajar, dimensi ini mengacu pada bahan ajar yang sengaja dibuat dan disediakan untuk dipelajari mahasiswa, 2) komponen program yang disampaikan oleh guru keliling, dimensi ini mengacu pada penyediaan atau pengiriman dosen atau tutor ke lokasi tempat tinggal mahasiswa secara periodik, 3) belajar yang dibantu secara lokal, dimensi ini meliputi layanan atau bantuan belajar secara lokal, dan 4) belajar yang dibantu oleh lembaga pendidikan yang jauh dari mahasiswa, dimensi ini berkaitan dengan pemberian bantuan dan layanan belajar dari institusi kepada mahasiswa secara jarak jauh yang meliputi tutorial melalui audio-video kaset, telepon, fax, email, internet, video-computer conferencing (QAA, 2000). Dimensi yang bersifat generik ini dapat menjadi acuan mengenai kualitas apa yang perlu dievaluasi, dikaji dalam SPJJ. D. Sistem Jaminan Kuatitas dalam PTJJ Yorke (1999) mengemukakan beberapa tujuan jaminan kualitas di luar lembaga pada lembaga pendidikan tinggi, yaitu: (1) upaya penyediaan informasi kepada publik dan mereka yang berkepentingan dengan lembaga terkait mengenai kualitas dan standar, (2) pemberian kredibilitas terhadap diploma serta penerima diploma, (3) meyakinkan para pengguna bahwa mereka telah melakukan sebuah investasi yang berharga dengan mengikuti program yang ditawarkan oleh perguruan tinggi Badan dunia standar ISO (lnternational Organisation for standardisation) diperkenalkan pada tahun 1987. Badan ini merupakan salah satu badan yang meluncurkan standar sistem manajemen kualitas yang pada mulanya banyak digunakan dalam industri bisnis dan jasa. ISO 9000 juga telah banyak digunakan oleh lembaga pendidikan tinggi, salah satunya adalah Benjamin Franktin University yang menerapkan SPJJ (Pond, 2OO2). Perolehan pengakuan ISO 9000 dijadikan patokan bahwa perusahaan yang bersangkutan telah memiliki standar manajemen kualitas yang mampu memberikan kepastian mutu produk barang dan jasa yang ditawarkan. Acuan untuk pelaksanaan QA dari QAA (1998) difokuskan pada aspek-aspek dalam pendidikan jarak jauh yang dirasakan sangat membutuhkan sentuhan sistem jaminan kualitas untuk menjaga dan mengamankan standar akademik dari program studi yang telah ditetapkan serta kualitas keluarannya. Struktur Acuan QA-QAA terdiri dari enam kelompok, yaitu: 1. sistem desain; 2. program desain, persetujuan dan review; 3. manajemen penyampaian program; 4. pengembangan dan bantuan peserta didik; 5. komunikasidan representasi peserta didik; 6. penilaian peserta didik. Asian Association of Open Universities (AAOU) - 2OO1 telah pula mengembangkan Quality Assurance (QA) Framework sebagai upaya untuk . menentukan standar kualitas dan meningkatkan kualitas PTJJ yang diselenggarakan oleh anggota AAOU. Sistem jaminan kualitas PTJJ yang dikembangkan AAOU bersifat generik dan universal sehingga dapat diterapkan pada lembaga PTJJ mana pun. Sistem jaminan kualitas PTJJ dari AAOU memiliki sembilan komponen yang bersifat terpadu. sebagai berikut: 1) kebijakan dan Perencanaan; 2) pengadaan dan pengembangan sumber daya manusia (SDM); 3) manajemen dan administrasi; 4) peserta didik; 5) rancangan dan pengembangan program; 6) rancangan dan pengembangan mata pelajaran; 7) bantuan belajar bagi peserta didik; 8) penilaian Peserta didik; 9) media Pembelajaran. Setiap komponen difokuskan pada aspek-aspek yang spesifik, misalnya komponen pertama, yaitu kebijakan dan perencanaan; komponen ini merupakan komponen yang sangat penting karena menjadi pedoman utama dalam manajemen penyelenggaraan PTJJ, sehingga perlu dilihat kualitasnya. Pada tahun 2003, ICDE meluncurkan ICDE Standards Agency (ISA) yang bertujuan membantu meningkatkan kualitas penyelenggaraan program pendidikan jarak jauh melalui akreditasi internasional dan audit kualitas. Setidaknya bagi lembaga PTJJ, ada tiga pilihan sistem jaminan kualitas yang langsung terfokus pada lembaga PTJJ, yaitu: 1. kerangka acuan QA dari QAA, 2. kerangka acuan QA dari AAOU, dan 3. kerangka acuan QA dari ICDE, dan ditambah lagi dengan ISO 9000. Penentuan pilihan kerangka acuan sistem jaminan kualitas mana yang akan digunakan, tentu tergantung pada pertimbangan dan kebijakan masing-masing lembaga. E. Penerapan Sistem Jaminan Kualitas pada Lembaga Pendidikan Tinggi Jarak Jauh Penerapan jaminan kualitas dalam sebuah institusi tidak mudah dan membutuhkan waktu yang lama seperti yang digambarkan oleh Knatterud dkk (1998. hal 476) melalui fitur utama penerapan rencana jaminan kualitas. Langkah-langkah penerapan jaminan kualitas menurut Knatterud dkk dibagi dalam tiga tahapan utama yaitu: tahapan preventif, tahaapan penelusuran, dan tahapan aksi. Rincian tahapan adalah sebagai berikut. 1. Tahapan Preventif: a) penulisan Pedoman Prosedur; b) pengumpulan data terbatas pada hal-hal yang esensial; c) Pretes format dan Prosedur; d) Komitmen dari pemeriksa untuk mengikuti tata pemeriksaan; e) Pelatihan untuk Pemeriksa: f) perencanaan kunjungan ke lokasi; g) pendefinisian program kontrol kualitas; h) Perubahan dokumentasi' 2. TahaPan Penemuan: a) monitor data; b) kunjungan ke lokasi; c) Pencatatan hasil audit; d) Penyusunan laporan monitoring; e) investigasi statistik; f) review data hasil program kontrol kualitas; g) pemeriksaan data analisis. 3. Tahapan aksi: a) perbaikan kesalahan yang ditemukan; b) pelatihan ulang staf; c) audit tambahan; d) laporan mengenai penyimpangan/pelanggaran terhadap pedoman; e) implementasi prosedur secara benar. Secara singkat tahapan penerapan sistem jaminan kualitas berdasarkan standar ISO 9000 adalah sebagai berikut (Prabowo. 2OOl). 1. Tahap persiapan: a. pengenalan sistem kepada manajemen; b. pembentukan tim manajemen dan tim teknis' 2. Tahap penyusunan dokumentasi: a. pelatihan penyusunan dokumentasi; b. penyusunan, pemeriksaan, pendistribusian. dan pengendalian dokumen. 3. Tahap implementasi: a. implementasi bertahap, sesuai dengan penyelesaian dokumen; b. pelatihan penggunaan dokumen; c. pengajuan usulan perubahan /perbaikan dokumen; d. tinjauan manajemen/evaluasi pelaksanaan di lapangan. Tahap audit dan Perbaikan: a. pelatihan audit (untuk auditor dan auditee); b. pelaksanaan siklus audit mutu internal; c. pelaksanaan Perbaikan dan pencegahan untuk peningkatan mutu; d. laporan hasil audit dalam forum tinjauan manajemen. 5. Tahap sertifikasi. Upaya melaksanakan sistem jaminan kualitas bukan merupakan usaha yang dapat dilakukan datam sekali gebrakan, tetapi merupakan proses yang berjalan tahap demi tahap, secara sistematik, berkelanjutan, dan konsisten. Universitas Terbuka sebagai lembaga PTJJ yang memiliki visi menjadi "pusat unggulan dalam penyelenggaraan, penelitian, dan pengembangan, serta penyebaran informasi pendidikan tinggi terbuka dan jarak jauh",
4. sangat menyadari pentingnya penerapan sistem jaminan kualitas dalam operasional penyelenggaraan pendidikan Pembentukan tim SIMINTAS (Sisitem Jaminan Kualitas) untuk menjamin kualitas pendidikan tinggi jarak jauh terbentuk pada tahun 2001 . Secara singkat, langkah-langkah implementasi SIMINTAS-UT adalah sebagai berikut: 1. penyusunan dokumen dan instrumen; 2. sosialisasi dan pelatihan; 3. evaluasi diri menggunakan instrumen; 4. penentuan prioritas peningkatan kualitas berdasarkan hasil evaluasi diri; 5. perumusan tindak lanjut operasional yang terintegrasi dalam rencana keria; 6. pelaksanaan rencana kerja sesuai dengan standar Simintas; 7. evaluasi penerapan Simintas secara berkelanjutan. Dokumen dan instrumen penilaian tersebut mengambil kesembilan komponen QA-AAOU dan ditetapkan 107 butir yang menunjukkan parnyataan praktek unggulan yang dijabarkan secara rinci dalam beberapa indikator. Penilaian kualitas diri ini merupakan upaya peningkatan diri yang dilakukan oleh unit dan tidak dimaksudkan untuk mencari atau menonjolkan keburukan atau kebaikan masing-masing unit. Dokumen lain yang juga dikembangkan dalam upaya menetapkan sistem jaminan kualitas serta memudahkan kegiatan monitoring dan penilaian adalah pengembangan pedoman pelaksanaan kegiatan tiap-tiap fungsi penyelenggara pendidikan jarak jauh atau unit yang terkait. F. Penutup Era globalisasi yang menumbuhkan iklim persaingan yang ketat dalam segala hal menuntut setiap lembaga dapat memberikan layanan jasa maupun produk yang berkualitas. Demikian pula halnya dengan dunia pendidikan, masyarakat mulai berlomba-lomba untuk mendapatkan pendidikan yang terbaik. Kondisi ini mengharuskan lembaga PTJJ membenahi diri untuk dapat memberikan layanan pendidikan yang berkualitas. Hal ini merupakan tantangan bagi lembaga PTJJ saat ini dan ke depan. Khususnya di lndonesia, dengan diberlakukannya Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Rl Nomor 107/U/2OO1 tentang Penyelenggaraan Program Pendidikan Jarak Jauh membuka peluang baru bagi perguruan tinggi tatap muka untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan jarak jauh di tanah air, menimbulkan adanya kompetisi- Kompetisi di antara para penyelenggara PTJJ berarti tantangan positif bagi lembaga untuk meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dan hal ini akan menguntungkan peserta didik serta pengguna jasa lainnya. Upaya mewujudkan lembaga PTJJ yang berkualitas hanya dapat ditempuh melalui penerapan sistem jaminan kualitas secara konsisten dan didukung oleh seluruh pimpinan dan staf' Penerapan sistem jaminan kualitas bukan merupakan pekerjaan individual, tetapi merupakan kerja bersama yang melibatkan seluruh unsur pimpinan dan staf. Sistem jaminan kualitas bukan pula merupakan pekerjaan yang singkat dan dapat diwujudkan dalam sekejap. Penerapan sistern jaminan kualitas memerlukan kesadaran dan kemauan yang kuat' serta. Strategi tepat untuk merencanakan, melaksanakan, menilai dan memperbaiki kualitas secara bertahap, dan membutuhkan waktu yang lama. Upaya peningkatan kualitas pendidikan jarak jauh harus berfokus pada tindakan serta hasil yang nyata bagi kepuasan mahasiswa sebagai pengguna jasa, peningkatan kualitas lulusan yang nantinya bekerja pada berbagai profesi dan sektor kehidupanm, serta perbaikan kualitas hidup manusia pada umumnya. Pada dasarnya, upaya penigkatan kualitas pendidikan adalah upaya membantu mewujudkan masyarakat sejahtera yang damai dan lestari. Apabila kesadaran akan pentingnya penerapan sistem jaminan kualitas telah muncul, maka kendala-kendala yang ada harus dihadapi. Dengan demikian lembaga PTJJ tidak hanya mampu bertahan, baik dalam kancah persaingan nasional maupun pertarungan global, melailkan mampu tampil unggul. Jangan hanya bertahan tetapi jadilah unggulan. MANAJEMEN OPERASIONAL DAN JARINGAN PENDIDIKAN TINGGI JARAK JAUH Universitas Terbuka adalah salah satu institusi yang yang dapat dijadikan contoh dalam penyelenggaraan melalui sistem jarak jauh. Sebagai penyelenggara, UT meletakkan manajemen sebagai suatu cara untuk meningkatkan kualitas, kualitas akademik maupun nonakademik (pengelolaan), Sebuah institusi pendidikan jarak jauh (PJJ) di manapun berada, baru akan dinilai berhasil oleh masyarakat apabila sudah dapat melayani kebutuhan mahasiswa dan masyarakat pengguna secara prima tanpa mengabaikan kualitas akademik yang kadang-kadang dilupakan oleh peserta ajar dan masyarakat itu sendiri. A. Manajemen Operasional Pendidikan Jarak Jauh Menajemen pada dasarnya merupakan proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi (Koontz, 1994). Sejalan dengan itu, maka manajemen operasional dalam pendidikan tinggi jarak jauh pada dasarnya merupakan proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelayanan peserta ajar yang metiputi registrasi, produksi dan reproduksi bahan ajar, bantuan belajar dan penyelenggaraan ujian bagi mahasiswa, sehingga semua yang direncanakan dapat terselenggara tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dengan biaya yang efisien. Santoso (1992) menyatakan bahwa sistem manajemen itu harus mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi kepada kepuasan peserta ajar (pelanggan), dengan melibatkan seluruh komponen organisasi. Menurut Taylor dalam Sofjan Assauri (1999) ada 4 (empat) tugas pokok bagi manajemen dalam mengoperasikan sesuatu institusi Yaitu: 1. Manajemen harus mengganti metode coba-coba yang tidak berdasarkan ilmu dan petunjuk praktis dengan metode yang bersifat ilmiah dalam penentuan setiap unsur kerja manusia. Metode ilmiah ini dilakukan atas dasar memperhatikan gerak yang minimum (motion study), sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimum. 2. Manajemen harus mengadakan pemilihan dan harus melatih serta memperkembangkan pekerja atau buruh secara ilmiah, dan menghilangkan atau membuang praktek-praktek lama yang memperkenankan para pekerja memilih kerjanya sendiri serta melatih dirinya sendiri. 3. Manajemen harus mengembangkan semangat kerjasama yang erat antara pekerja, buruh, pegawai, dan untuk menjamin terlaksananya pekerjaan, manajemen juga harus disesuaikan dengan metode ilmiah. 4. Manajemen harus mengadakan pembagian pekerjaan antara kaum buruh atau pekerja dengan majikan atau manajer, dan masing-masing harus menerima resiko atas pekerjaannya sendiri, sehingga jelas batas tanggung jawab masing-masing. Ada delapan dimensi kualitas yang dikembangkan Garvin (dalam Tjiptono, 2003) yang dapat digunakan sebagai kerangka perencanaan strategis dan analisis dalam manajemen. Dimensidimensi tersebut adalah: 1. kinerja karakteristik operasi pokok dari produk inti; 2. ciri-ciri keistimewaan tambahan, yaitu karakteristik sekunder atau pelengkap; 3. kehandalan, yaitu adanya kemungkinan yang sangat kecil akan mengalami kerusakan atau gagal dipakai; 4. kesesuaian dengan spesifikasi, yaitu sejauh mana karakteristik desain dan operasi memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan sebelumnya; 5. daya tahan, berkaitan dengan berapa lama produk tersebut dapat terus digunakan; 6. dapat diperbaiki meliputi kecepatan, kompetensi, kenyamanan dan mudah direparasi, dan penanganan keluhan yang memuaskan 7. estetika, yaitu daya tarik produk terhadap panca indera; dan 8. kualitas yang dipersepsikan, yaitu citra dan reputasi produk 9. serta tanggung jawab terhadap pemakaian produk. B. Jaringan Pendidikan Jarak Jauh Sebuah institusi PJJ mutlak memiliki jaringan kemitraan dengan pihak lain, karakteristik yang pertama adalah keterpisahan antara pengajar dengan peserta ajar. Untuk mengatasi keterpisahan ini perlgajar dan peserta ajar dapat dipersatukan dalam suatu interarsi pembelajaran dengan ada sarana yang menjadi alat penghubung. Alat penghubung yang digunakan adalah alat komunikasi baik komunikasi langsung maupun komunikasi tidak langsung. Alat komunikasi ada yang bersifat langsung, misalnya radio transmiter dan telepon yang dapat memfasilitasi pengajar dan peserta ajar sehingga dapat berkomunikasi dua arah. Alat komunikasi tidak langsung misalnya bahan ajar cetak, terekam, dan tersiar. Semua ini mutlak membutuhkan pihak lain, Untuk itu, PJJ dalam mengoperasikan kegiatan-kegiatannya sangat tergantung kepada jaringan kemitraan. Melalui jaringan kemitraan inilah PJJ dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang berkualitas dari perguruan tinggi lain untuk bantuan yang bersifat akademik, memanfaatkan fasilitas yang digunakan oleh bank untuk memudahkan berbagai transaksi (pembayaran SPP, pembelian bahan ajar, pemesanan catalog, transkrip nilai, tutorial dan sebagainya. Layanan Registrasi Registrasi dapat dilakukan secara langsung baik secara konvensional dengan datang sendiri ke tempat registrasi yang sudah ditentukan atau registrasi online. Reproduksi dan Distribusi Bahan Ajar Tidak dapat di bayangkan berapa besar dana yang harus disiapkan bila untuk kebutuhan penggandaan bahan ajarnya yang sangat banyak itu penyelenggara PJJ harus mempunyai percetakan sendiri dan untuk mendistribusikan bahan ajar tersebut ke alamat peserta ajar harus menyiapkan armada sendiri. Untuk efesiensi maka PJJ tersebut butuh jaringan kerjasama dengan institusi atau instasi lain. Pelaksanaan Ujian Teknik konvensional di dalam ruangan kelas yang peserta ajarnya mengerjakan soal dalam bentuk tercetak, ujian lisan tatap muka atau jarak jauh atau dengan memanfaatkan fasilitas intemet (ontine). Pengelolaan Bantuan Belajar (Tutorial) Dalam memfasilitasi kebutuhan belajar, PJJ perlu kerjasama dengan insitusi lain dengan harapan bantuan belajar akan dapat terselenggara dengan berbagai modus sesuai kebutuhan mahasiswa. Alternatif yang dapat dipilih antara lain memberikan tutorial tertulis melalui kerja sama dengan koran daerah. Nara sumbernya tidak harus selalu staf edukatif dari PJJ yang bersangkutan melainkan dapat juga berasal dari dosen/tutor perguruan tinggi tatap muka di mana mahasiswa itu berada. Keuntungan yang akan didapatkan dari kerjasama, yaitu tersosialisasikannya PJJ tidak hanya kegiatan bantuan belajarnya saja melainkan kegiatan-kegiatan lain. Dengan kerjasama, PJJ akan tersosialisasi secara alami. C. Simpulan Manajemen operasional PJJ merupakan satu bentuk manajemen yang terkonsentrasi pada sistem layanan yang diarahkan untuk mendukung kebutuhan mahasiswa dan diiringi dengan perbaikan pelayanan yang berkesinambungan sehingga menjadi prima. Dalam memberikan pelayanan secara prima, manajemen operasional PJJ perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain aktivitas yang ada dalam pelaksanaan perbaikan berkesinambungan, tugas pokok manajemen, dimensi kualitas, dan karakter PJJ itu sendiri. Agar dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien, institusi PJJ tidak harus menyediakan fasilitas jaringan sendiri; tetapi agar efektif dan efisien perlu melakukan kerjasama dengan instansi dan institusi lain yang khusus menyediakan fasilitas tersebut sesuai dengan kebutuhan. Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Pendidikan Tinggi Jarak Jauh Perkembangan teknologi pada abad 21 sangat luar biasa. Suatu jargon baru yang merupakan sinergi perkembangan teknologi komunikasi dan informasi muncul dan dikenal dengan nama Teknologi informasi dan Komunikasi (TlK) yang merupakan terjemahan dari bahasa Inggris Information and Communication atau ICT. Teknologi ini merambah ke berbagai aspek kenidupan, mulai dari militer, ekonomi, kesehatan, atau kedokteran, saint, dan sebagainya, termasuk dunia pendidikan, A. TIK dan institusi pendidikan jarak jauh Aktivitas utama dalam PJJ seperti pengelolaan data registasi, pengembangan dan bahan aiar, pemberian bantuan belajar atau tuorial, pengelolaan data pengujian, dan sebagainya. Saat ini sangat banyak aplikasi yang dikembangkan dan dimanfaatkan oleh institusi PJJ, aplikasi-aplikasi tersebut tampaknya terbagi ke dalam dua kelompok besar, yakni aplikasi untuk kepentingan administrasi atau manajemen dan aplikasi untuk kepentingan akdemis atau pembelajaran. Berikut ini akan dibahas pemanfaatan beberapa aplikasi TlK untuk melayani dua kepentingan tersebut. 1. Aspek TIK dalam Manajemen PJJ Peran TIK sangat signifikan untuk mempercepat proses penilaian hasil ujian sehingga hasilnya segera di terima oleh mahasiswa. Di sisi lain, peran TIK di bidang pengujian adalah dalam hal manajemen pengembangan dan penyimpanan soal melalui sistem Bank Soal. 2. Aspek TIK dalam Kegiatan Belajar PJJ Peran TlK dalam kegiatan belajar PJJ yang menonjol pada awalnya sebagai tool untuk mengemas dan menyajikan media/bahan belajar yang dikenal dengan modul. B. TIK dan lnstitusi PJJ dalam praktek: Universitas Terbuka Sepintas TIK di UT Kebutuhan dasar akan TIK sebagai alat dalam sistem pendidikan jarak jauh seperti UT tampak nyata sekali ketika UT dihadapkan pada proses pengolahan data mahasiswa secara massal. Perkembangan pemanfaatan TIK di UT semakin meningkat dari tahun ke tahun, baik ragam maupun kualitasnya. Ragam yang dimaksud adalah spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak, dan jenis-jenis aplikasi lain yang dibutuhkan oleh UT. Pemanfaatan TIK sekarang dan yang akan datang. pemanfaatan TIK di UT sampai saat ini dapat dikatakan cukup intens karena TIK merupakan bagian integral yang mempunyai peran penting dalam manajemen UT sehari-hari. Pengolahan data registrasi, pengembangan dan distribusi bahan ajar dan ujian serta berbagai aktivitas administratif seperti dalam bagian kepegawaian, perencanaan, dan keuangan tidak dapat dilepaskan dari keberadaan TlK. Beberapa aplikasi telah dikembangkan seperti Katalog online, Paket Bahan Ajar Multi media, Pangkalan data pengarsipan bahan ajar, strategi Belajar Mandiri online, Perpustakaan dengan Katalog berbasis web yang, dilengkapi dengan fasilitas penelusuran koleksi, Pengembangan aplikasi Bank soal Ujian, Kepegawaian, dan Pengadaan sarana atau Manajemen Aset. C. Penutup Pemanfaatan TIK dalam instititusi penyelenggara PJJ pada dasarnya dimulai dari aspek-aspek manajerial yang terdapat di dunia komersial yang menggunakan aplikasi "generik" yang terkait dengan otomatisasi perkantoran, seperti aplikasi pengelolaan data administrasi umum, persuratan, keuangan, dan kepegawaian. Kebutuhan berbagai aplikasi lain yang spesifik untuk pengelolaan institusi PJJ berkembang seiring dengan perkembangan TIK itu sendiri. Meskipun demikian, secara umum berbagai macam aplikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori besar, yakni aplikasi untuk kepentingan administrasi/manajemen dan aplikasi untuk kepentingan proses pembelajaran. UT sebagai salah satu institusi. PJJ telah memanfaatkan TIK sejak institusi tersebut berdiri. Dengan mengambil UT sebagai contoh untuk ilustrasi, tampak bahwa TIK dapat dimanfaatkan dalam seluruh sektor aktivitas operasional suatu institusi PJJ, mulai dari proses registrasi mahasiswa sampai mahasiswa tersebut lulus atau diwisuda. Strategi pemanfaatan TIK dari waktu ke waktu yang ditakukan UT adalah pendekatan tambal sulam. Hal semacam ini tampaknya merupakan hal yang wajar dan sering terjadi di dunia komersial. Meskipun demikian, pendekatan tersebut dapat diperbaiki dengan adanya rencanainduk pemanfaatan TIK yang dapat mengakomodasikan kebutuhan UT terhadap TIK di masa mendatang.
 DAFTAR PUSTAKA
Asandhimitra, dkk. 2004. Pendidikan Tinggi Jarak Jauh. Jakarta: Universitas Terbuka.